Privacy Statement
Uw gegevens in vertrouwde handen Hagelunie Relatiebeheer Achmea B.V. Komen wij er samen niet uit? Leg uw klacht dan voor aan de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere toezichthoudende autoriteit.
Sluit u een verzekering of financiële dienst af? Dan hebben wij uw gegevens nodig. Wij vinden het belangrijk dat u weet wat wij met uw persoonsgegevens doen. En wat uw rechten zijn. Zodat u erop kunt vertrouwen dat uw gegevens bij ons in goede handen zijn.
Welke gegevens gebruiken wij?
Meestal vragen wij uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Soms vragen we ook andere gegevens. Bijvoorbeeld uw bankrekeningnummer voor het automatisch afschrijven van uw premie. Het verschilt per product welke gegevens wij nodig hebben. Ook is dit afhankelijk van het doel waarvoor we de gegevens gebruiken. En de cookie instellingen die u selecteerde.
Soms controleren wij uw identiteit
Als u klant bent of wordt bij Hagelunie kunnen wij u vragen zich te identificeren. Ook kunnen wij om extra informatie vragen om te kijken of de opgegeven gegevens kloppen. Dat doen wij bijvoorbeeld via iDIN of persoonlijke identificatie op een locatie.
Wij gebruiken ook cookies
Met cookies kunnen wij u informatie, aanbiedingen en advertenties laten zien of sturen die mogelijk bij u passen. U leest wat cookies zijn en hoe wij met cookies omgaan in ons cookiestatement.
Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?
Wij gebruiken uw gegevens wanneer dat mag volgens de wet- en regelgeving om:
• u een product of dienst aan te bieden.
• een product of dienst af te sluiten.
• een overeenkomst met u aan te gaan en uit te voeren.
• uw behoeften en voorkeuren in kaart te brengen.
• onze producten en diensten beter op uw behoeften aan te laten sluiten.
• u op het juiste moment een persoonlijk aanbod te doen.
• een schatting te maken van onze risico’s.
• fraude tegen te gaan en fraudegevallen af te handelen.
• de veiligheid en integriteit van ons en van de financiële sector te beschermen. Bijvoorbeeld om terrorisme, witwassen en fraude te bestrijden en te voorkomen.
• te voldoen aan de wettelijke eisen om witwassen en de financiering van terrorisme tegen te gaan.
• wetenschappelijk onderzoek, statistisch onderzoek en marktonderzoek te doen.
• ons aan de wet te houden.
• de integriteit, stabiliteit en veiligheid van de systemen te testen waarmee wij uw persoonsgegevens verwerken.
• bij te houden hoe en wanneer wij contact met u hebben.
De complete lijst vindt u hier.
Registers voor belangen van klanten, van ons en andere financiële instellingen
Voor de bescherming van de belangen van Hagelunie, haar medewerkers, klanten en ook andere financiële instellingen verwerken we uw persoonsgegevens. Soms zijn dit ook strafrechtelijke gegevens. De persoonsgegevens zijn nodig voor risicobeheersing en het voorkomen en bestrijden van fraude. Daarom houdt Hagelunie een Gebeurtenissenadministratie bij. De afdeling Speciale Zaken kan besluiten de persoonsgegevens uit de Gebeurtenissenadministratie in een Intern Verwijzingsregister (IVR) te zetten. Als een gebeurtenis voldoet aan de afspraken uit het Protocol Incidenten waarschuwingssysteem Financiële Instellingen (PIFI), zet Hagelunie de relevante persoonsgegevens in een Incidentenregister (IR). En als het nodig is het Extern Verwijzingsregister (EVR).
Door uw gegevens in deze registers te zetten kunnen we onder andere controleren:
• of u ooit fraudeerde of dit heeft geprobeerd;
• of er eerder een aanvraag van u is afgewezen of een polis is opgezegd.
U krijgt een bericht als uw gegevens in een van de registers worden gezet. Dit gebeurt in de meeste gevallen voordat uw gegevens in de registers komen, tenzij openbaarmaking het onderzoek in de weg zit. In dat geval krijgt u na afloop van het onderzoek bericht dat wij doorgaan met uw registratie in het IVR, IR of EVR.
Welke contactmomenten leggen wij vast?
Wij leggen vast wat wij met u afspreken. En we gebruiken onze contactmomenten om onze communicatie te verbeteren. Dit zijn bijvoorbeeld contactmomenten die we vastleggen:
• brieven en e-mails die wij sturen en van u ontvangen;
• telefoongesprekken en chats;
• ons contact via sociale media, zoals Facebook, Twitter en WhatsApp.
Social Media
Hagelunie kan via het web en (eigen) social media kanalen contact hebben met verschillende personen over onze organisatie, producten en/of diensten. Het gaat dan om klanten, gebruikers van onze diensten en van onze apps, en bezoekers van onze websites. We willen daarmee nuttige en relevante informatie aanbieden. Ook beantwoorden we hiermee vragen die via social media aan ons gesteld worden. Wij volgen actief het internet en social media kanalen, zoals Facebook, Twitter en blogs. Het kan voorkomen dat Hagelunie hierbij persoonsgegevens vastlegt. Deze verwerken we natuurlijk in overeenstemming met dit privacy statement. Wij zijn niet verantwoordelijkheid voor de content die social media kanalen plaatsen of hoe zij omgaan met persoonsgegevens.
Achmea B.V. is verantwoordelijk
Hagelunie is een merk van Achmea. Achmea B.V. is voor alle merken van Achmea verantwoordelijk voor een goede verwerking van uw persoonsgegevens.
Van wie krijgen wij uw gegevens en met wie delen wij die?
Meestal geeft u uw gegevens zelf aan ons door. Soms krijgen wij uw gegevens op een andere manier. In een fraude (persoonlijk) onderzoek kunnen wij ook gegevens gebruiken van camerabeelden of die wij over u op internet vinden. Soms controleren wij uw gegevens bij andere bedrijven. Wij verkopen uw gegevens niet.
Soms geven wij uw gegevens door. Wij kunnen bijvoorbeeld noodzakelijke persoonsgegevens geven aan derden die wij inschakelen bij onze bedrijfsvoering of de uitvoering van onze diensten en die daarbij in onze opdracht persoonsgegevens verwerken.
Wij kunnen gegevens uitwisselen met:
• andere merken van Achmea.
• onze leveranciers en zakelijke partners, zoals verzendhuizen, makelaars, schadeherstelbedrijven, expertisediensten
• Bureau Kredietregistratie (BKR).
• Belastingdienst.
• Stichting Centraal Informatiesysteem (CIS). CIS is het centrale informatiesysteem van de verzekeringsmaatschappijen in Nederland. Wij kunnen uw gegevens opvragen of laten opnemen. Bijvoorbeeld voor schademeldingen. Maar ook als u belangrijke informatie niet hebt doorgegeven en wij de verzekering stoppen. Hierdoor willen we risico’s beheersen en fraude voorkomenen waarborgen we de veiligheid en integriteit van de financiële sector.
• Extern Verwijzings Register (EVR, via Stichting CIS). Het Extern Verwijzingsregister kan worden ingezien door de deelnemers aan het Protocol Incidenten Waarschuwingssysteem Financiële Instellingen.
• Toezichthouders, zoals AFM, DNB, ACM en AP wanneer dat in individuele gevallen noodzakelijk is (bijvoorbeeld onderzoek door toezichthouders).
• Kamer van Koophandel - UBO register in het kader van cliëntonderzoek voortvloeiend uit de Wwft (voorkomen van witwassen en financieren van terrorisme).
De complete lijst vindt u hier.
Als het nodig is uw gegevens door te geven aan ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte (EER) doen wij dat zeer zorgvuldig. Binnen de EER gelden dezelfde privacyregels.
Hoe zorgen wij dat uw gegevens veilig zijn bij ons?
Onze website, app en IT-systemen zijn goed beveiligd. En wij nemen steeds maatregelen om misbruik van uw gegevens te voorkomen. Ook onze medewerkers hebben duidelijke instructies gekregen hoe zij om moeten gaan met uw gegevens.
Als Hagelunie vertrouwelijke informatie per e-mail verstuurt, dan zorgen we ervoor dat dit veilig gebeurt.
Ontdekt u toch een kwetsbaarheid in onze internetdiensten? Via Responsibe Disclosure van Achmea kunt u daarvan een melding maken. Het is fijn als u ons dit laat weten. Dan kunnen we maatregelen treffen en werken we samen aan het verbeteren van de veiligheid van onze gegevens en systemen.
Wij zijn extra voorzichtig met gevoelige gegevens
Onder gevoelige gegevens verstaan wij bijvoorbeeld:
• uw Burgerservicenummer (persoonsnummer)en bankgegevens.
• uw medische gegevens.
• Onze medisch adviseur is verantwoordelijk voor het goed verwerken van uw medische gegevens. Medewerkers kunnen alleen bij uw medische gegevens als zij toestemming hebben van de medisch adviseur. De medisch adviseur en medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht.
• Strafrechtelijke gegevens
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens zolang wij die nodig hebben voor de doelen waarvoor we ze hebben verzameld of waarvoor we deze mogen hergebruiken. Of zolang verplicht is voor de wet. Als we de gegevens niet langer nodig hebben voor de doelen zoals omschreven in dit privacy statement, kunnen we de gegevens nog wel bewaren voor juridische procedures, voor historisch- of wetenschappelijke onderzoek of statistische doeleinden. Daarna verwijderen wij uw gegevens of maken wij uw gegevens anoniem. Als wij uw gegevens anoniem maken dan verwijderen wij alle gegevens die naar u verwijzen. De gegevens kunnen niet meer aan u gekoppeld worden. De anonieme gegevens helpen ons een beter beeld te krijgen van onze risico’s, producten en diensten.
Regels en wetten voor privacy
Wij houden ons aan de wetten en regels voor privacy. Denk hierbij aan:
• De Algemene Verordening Gegevensbescherming.
• De Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.
• De Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Verzekeraars.
• Het Protocol Incidenten Waarschuwingssysteem Financiële Instellingen.
• Gedragscode Persoonlijk Onderzoek
• De Telecommunicatiewet.
Uw rechten
Uw rechten zijn ook in de wet geregeld. U mag:
• uw gegevens bij ons opvragen.
• uw gegevens laten veranderen als die niet kloppen.
• uw gegevens laten verwijderen.
• Het komt vaak voor dat wij uw gegevens niet kunnen verwijderen. Bijvoorbeeld omdat wij uw gegevens nog nodig hebben. Of om ons aan een wet te houden.
• bezwaar maken tegen bepaald gebruik van uw gegevens.
• Als u bijvoorbeeld geen e-mails met aanbiedingen meer van ons wilt ontvangen. In onze e-mails staat een link waarmee u zich kunt afmelden. U mag ook bellen. In andere gevallen geeft u duidelijk aan waarom u bezwaar maakt zodat wij dit kunnen beoordelen.
• uw toestemming stoppen.
• Gaf u ons toestemming om uw gegevens te gebruiken? Dan mag u uw toestemming later weer stoppen. Wij gebruiken uw gegevens vanaf dat moment niet meer.
• uw gegevens overdragen.
• Bijvoorbeeld wanneer u gegevens aan ons heeft gegeven met uw toestemming of op basis van onze overeenkomst. Overdragen kan aan een andere partij of aan uzelf.
• het gebruik van uw gegevens tijdelijk beperken.
• Bijvoorbeeld als u bezwaar heeft gemaakt tegen gebruik van uw gegevens.
We kunnen niet altijd meewerken aan uw verzoek. We nemen contact met u op wanneer dat zo is of als we meer informatie nodig hebben om aan uw verzoek te kunnen voldoen.
Laat het ons weten als u gebruik wilt maken van uw rechten
Stuur ons een e-mail of een brief. Om er voor te zorgen dat we de gegevens van de juiste persoon gebruiken moeten we de identiteit kunnen vaststellen van degene die gebruik wil maken van zijn of haar rechten. Dit kunnen we doen met klant- of polisnummers, geboorte datum, of naam- adres- woonplaatsgegevens. Geef deze gegevens door wanneer u van uw rechten gebruik wil maken. In sommige gevallen, bijvoorbeeld wanneer de identiteit niet vastgesteld kan worden aan de hand van de gegevens die we hebben, kunnen we vragen om een kopie van uw paspoort of ID-kaart. Dit kunnen we ook vragen wanneer het gaat om zeer gevoelige gegevens, zoals over uw gezondheid. Wanneer we vragen om een kopie van paspoort of ID kaart, wilt u dan uw Burgerservicenummer (BSN) en pasfoto onleesbaar maken? Wij reageren binnen een maand na ontvangst van uw bericht
Stuur uw email naar hageluniedesk@hagelunie.com. U kunt ook een brief sturen naar
Postbus 109
2300 AC Leiden
Nederland
Heeft u een vraag, tip of klacht?
Stuur een e-mail naar de Functionaris Gegevensbescherming van Achmea via privacymanager@achmea.nl. U kunt ook een brief sturen naar:
Privacy manager
Compliance & Operational Risk Management
Postbus 866
3700 AW Zeist
Wij kunnen dit privacy statement veranderen
Dat mag bijvoorbeeld als er iets verandert in de wetten of regels. Of als wij nieuwe producten of diensten ontwikkelen. Op onze website vindt u altijd de laatste versie. Deze laatste versie is van 13 september 2023.